Dans un protocole GRC optimisé, le rapport SoD constitue un élément clé lors de l’audit interne de sécurité. Il permet de mettre à jour, d’assurer et d’améliorer votre Segregation of Duties en entreprise.
26/01/2023
QU'EST ce qu'un rapport SoD ?
6 minutes de lecture
Avec l’augmentation croissante des tentatives de fraude, la Segregation of Duties ou Séparation des taches (SoD) doit être un élément central de votre stratégie d’entreprise. Le principe est simple : une tache critique ne devrait jamais être effectuée par une seule et même personne.
Ce processus dynamique évolue dans le temps grâce aux différents contrôles et audits qui vont donner lieu à des rapports SoD permettant de rendre compte des différentes actions et de mettre en place de remédiations en cas de risque.
Mais alors en quoi consistent véritablement ces rapports ? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre dans cet article.
Qu’est-ce que la Séparation des Taches (Segregation of Duties) ?
La séparation des tâches est un principe utilisé dans un objectif de contrôles internes efficaces dans une organisation.
Elle repose sur l’idée qu’aucune personne ne doit avoir le contrôle total d’un processus particulier, mais que plusieurs personnes ou groupes doivent être responsables de différentes parties du processus.
Cela permet de réduire le risque d’erreur ou de fraude en garantissant la mise en place de contrôles et d’équilibres pour éviter qu’une seule personne n’ait trop de pouvoir ou de contrôle.
Par exemple, dans un système financier, une organisation peut utiliser la séparation des tâches pour s’assurer qu’aucune personne n’est responsable à la fois de l’enregistrement, du paiement et du remboursement des factures.
La séparation des tâches peut être appliquée à de nombreux types de processus différents, notamment les processus financiers, opérationnels et liés à la conformité.
Elle constitue un élément important des contrôles internes efficaces et est souvent utilisée pour aider les organisations à se conformer aux politiques internes ou aux réglementations externes.
Les différents Types de Rapports SoD
Les rapports SoD ne se rédigent pas par hasard. En effet, il y a certaines étapes à respecter afin de pouvoir obtenir et utiliser efficacement ces rapports.
Etapes 1 : l’Audit Interne
L’étape de l’audit interne d’une entreprise est un moment clé dans la gestion de la sécurité de votre organisation qui s’effectue par phase ou de manière itérative où il faut s’occuper des risques prioritaires afin d’assurer la sécurité de votre entreprise.
C’est une activité d’assurance et de conseil indépendante et objective, conçue pour apporter une valeur ajoutée et améliorer les opérations d’une organisation.
Il aide l’organisation à atteindre ses objectifs en évaluant et en améliorant l’efficacité de ses processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Les audits internes sont réalisés par des auditeurs internes, qui sont des employés de l’organisation.
Ils peuvent fournir l’assurance que les systèmes de contrôle interne d’une organisation fonctionnent comme prévu et que l’organisation est en conformité avec les lois, les règlements et les normes applicables.
Les audits internes peuvent couvrir un large éventail de sujets, notamment les contrôles financiers, les systèmes informatiques, les processus opérationnels et les opérations. Ils vont, entre autres, résulter en la création de rapports SoD
Etape 2 : le Rapport SoD
Le rapport SoD constitue l’un des principaux outils d’audit. Un rapport de Segregation of Duties est un document qui décrit les diverses tâches et responsabilités qui ont été attribuées à différents individus ou groupes au sein d’une organisation, dans le but de s’assurer qu’aucune personne n’a le contrôle total d’un processus particulier.
Il peut également inclure des informations sur des possibles conflits d’intérêts existants entre les différents rôles ou responsabilités.
Les rapports de Séparation des taches peuvent être utilisés pour aider les organisations à assurer la conformité avec les politiques internes ou les réglementations externes et peuvent également être utilisés comme un outil de gestion des risques et de contrôle interne.
Le rapport sera différent selon les besoins et les objectifs de chaque entreprise. Ce type de document doit inclure tout type de violation possible que vous aurez préalablement scénarisé.
Le Rapport SoD standard
Un rapport SoD standard est un document qui décrit les diverses tâches et responsabilités attribuées au sein d’une organisation. L’objectif est de déterminer si une personne ou un groupe possède des accès ou doit effectuer des tâches qui lui donnerait un controle total sur un processus de l’entreprise.
Il est utilisé pour aider les organisations à assurer la conformité avec les différentes règles et pour réduire le risque d’erreurs ou de fraude.
Il comprend généralement une liste des différents rôles et responsabilités au sein de l’organisation, ainsi qu’une description des tâches associées à chaque rôle. Il peut également inclure des informations sur les conflits entre les rôles.
Le Rapport SoD d'évaluation des risques
Un rapport d’évaluation des risques liés à la séparation des tâches est un document qui identifie les domaines d’une organisation où il existe des risques importants liés à un manque de séparation des tâches.
Il est utilisé pour aider les organisations à identifier et à gérer les risques potentiels en fournissant des recommandations pour traiter ces risques.
Afin de créer un rapport d’évaluation des risques, une organisation identifie généralement les différents processus et activités essentiels à ses opérations, puis évalue les risques associés à ces processus.
Cela peut impliquer l’identification de vulnérabilités ou de faiblesses potentielles dans les contrôles de Ségrégation of Duties existants de l’organisation et l’évaluation de l’impact potentiel de ces vulnérabilités sur les opérations de l’organisation.
Sur la base de cette analyse, il fournira des recommandations pour traiter tous les risques identifiés, comme la mise en œuvre de contrôles supplémentaires, la séparation des tâches, ou la modification des processus existants pour réduire le risque d’erreurs ou de fraude.
Le rapport peut également inclure une description des conséquences potentielles de la non-prise en compte des risques identifiés.
Le Rapport SoD de conformité
Il s’agit d’un document qui décrit les tâches et les responsabilités spécifiques des individus ou des services d’une organisation en ce qui concerne la conformité aux lois, aux règlements et aux politiques internes.
Il est conçu pour garantir qu’aucune personne n’exerce un contrôle excessif sur un processus opérationnel et pour atténuer le risque d’erreurs, de fraude et d’autres problèmes de conformité en séparant les fonctions et les responsabilités clé.
Il identifie généralement les différents rôles et responsabilités liés à la conformité au sein de l’organisation et la manière dont ils sont séparés afin de prévenir les conflits et de réduire le risque d’erreurs ou de fautes.
Il peut servir d’outil de référence à la direction, aux employés et aux auditeurs pour comprendre la répartition des tâches et des responsabilités liées à la conformité au sein de l’organisation.
Le Rapport SoD d'exception
Un rapport d’exception sur la séparation des tâches est un document qui répertorie les exceptions par rapport à la séparation normale des tâches au sein d’une organisation.
Il énumère généralement les cas où une personne a obtenu des dérogations temporaires ou permanentes pour effectuer des tâches qui seraient normalement séparées à des fins de contrôle.
Ces exceptions peuvent être nécessaires dans certaines situations, par exemple lorsqu’une organisation manque de personnel ou lorsqu’une personne possède des compétences ou des connaissances uniques nécessaires à l’exécution d’une tâche particulière.
Il peut être utilisé pour suivre et contrôler ces exceptions afin de s’assurer qu’elles sont correctement justifiées et que les risques qui leur sont associés sont gérés efficacement.
Il peut être examiné par la direction, les auditeurs internes ou les régulateurs externes pour s’assurer que les contrôles internes de l’organisation sont efficaces et que toute exception à la séparation des tâches est documentée et contrôlée de manière adéquate.
Le rapport de surveillance continue
Il s’agit d’un rapport utilisé pour surveiller et suivre en permanence les modifications apportées à la séparation des tâches au sein d’une organisation.
Il énumère généralement les différentes fonctions et responsabilités au sein de l’organisation et la manière dont elles sont séparées.
Il est mis à jour régulièrement pour refléter tout changement, par exemple lorsque de nouveaux employés sont embauchés ou lorsque des employés existants sont réaffectés à des rôles différents.
Il peut également être utilisé pour identifier les faiblesses ou les lacunes potentielles de la séparation des tâches et pour élaborer des plans d’action corrective afin de résoudre ces problèmes.
A noter que le format et le contenu spécifiques des différents rapport peuvent varier en fonction des besoins et des objectifs de l’organisation.
Certaines organisations peuvent utiliser une simple feuille de calcul ou un tableau pour décrire les différents rôles et responsabilités, tandis que d’autres utiliseront des outils logiciels plus complexes pour créer des rapports plus détaillés et complets.
Pourquoi le Rapport SoD est-il Important ?
Les rapports sur la répartition des tâches sont importants car ils fournissent un résumé des contrôles de la répartition des tâches en place dans une organisation.
Ces rapports aident la direction à identifier et à corriger les faiblesses de contrôle qui peuvent exister, et à s’assurer que les contrôles internes de l’organisation sont efficaces pour réduire le risque d’erreurs, de fraude et d’autres problèmes.
Chez VASPP, nous vous proposons un outil complet qui vous permettra non seulement de générer des rapports SoD mais également de suivre et d’évaluer en temps réel les risques SoD.
Grâce à GRC Access Enforced et GRC Analytics, toutes les informations sont centralisées et peuvent être partagées en quelques clics, réduisant fortement les risques de fraudes et autres violations.
Vous souhaitez en savoir plus sur la Séparation des taches ? Découvrez sans plus attendre notre Guide Complet sur la SoD.
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