Apprenez à réussir la migration vers SAP S/4 HANA avec cet article qui vous présente les étapes clés, les meilleures pratiques et les stratégies pour une transition réussie. Découvrez les avantages de la dernière version de SAP et comment elle peut aider votre entreprise à gagner en efficacité.
15/12/2022
Comment réussir sa migration vers SAP S4/HANA ?
8 minutes de lecture
Table des matières
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Successeur de SAP ECC, S4/HANA est la dernière version de l’ERP de SAP qui est sortie en 2015. Présenté comme un ERP avec la technologie In Memory et l’intégration de l’intelligence artificielle, il est devenu une option intéressante pour les entreprises qui souhaitent conserver voire créer un avantage concurrentiel.
Mais cette option s’est transformée en nécessité lorsque la firme allemande a annoncé l’arrêt de la maintenance sur SAP ECC dès 2027 (avec possibilité d’extension moyennant des frais supplémentaires jusqu’en 2030). Si cette décision a été critiquée, de nombreuses entreprises ont pris la décision de migrer bien que celle-ci soit souvent vue comme longue et complexe.
Pourquoi Migrer vers S4/HANA ?
S4/HANA est la version la plus récente de l’ERP de SAP. Contrairement à ses prédécesseurs, il est conçu pour fonctionner on-premises mais est aussi parfaitement adapté au Cloud sur lequel l’ensemble de ses modules pourront fonctionner de façon optimale.
Quelles sont les Différences entre S4/Hana et SAP ECC ?
SAP Hana : c’est peut-être la différence la plus importante avec SAP ECC qui fonctionnait avec une base de donnée externe. On parle de technologie in-memory. Cette révolution Hana réside dans le fait qu’elle peut suivre les informations, les données et les transactions en temps réel sans consommer autant de capacité que les bases de données plus traditionnelles.
En effet, elle utilise une mémoire vive qui accroit la rapidité du traitement de l’information et la capacité de stockage. Ainsi, il est intéressant de migrer vers SAP S4/Hana car ce système permet une accélération des performances et de la visibilité en temps réel.
Le choix d’installation : comme nous l’avons évoqué plus haut, S4/Hana peut se déployer de trois façons différentes : sur-site (la seule possibilité de SAP ECC), sur le Cloud et même en hybride. On y voit ici une véritable volonté de s’adapter à chaque entreprise pour leur offrir un service qualité.
Une meilleure expérience d’utilisation : l’ensemble des applications de S4/Hana fonctionnent sur SAP Fiori SAP UI5 à l’inverse de SAP ECC qui se base principalement sur SAP GUI. Pour rappel, SAP Fiori est une collection d’applications développées pour faciliter la gestion des tâches et l’expérience des utilisateurs. Elle dispose évidemment d’un responsive design lui permettant d’offrir la même expérience quelque soit le support utilisé.
Des technologies innovantes : l’intelligence artificielle est l’avenir des nouvelles technologies et SAP l’a bien compris. Avec S4/Hana, il devient plus simple de mettre en place des technologies de Machine Learning comme la reconnaissance faciale, vocale ou encore l’analytique avancée pour simplifier les tâches et améliorer la productivité des utilisateurs dans tous les processus métiers.
Comment Optimiser sa Productivité en Gestion d’Entreprise en utilisant S4 Hana ?
S4/Hana est une solution agile qui peut permettre une meilleure gestion dans les entreprises. Voyons les avantages dont dispose cette solution et surtout en quoi elle optimise globalement la gestion d’entreprise.
Une rapidité accrue pour un meilleur traitement des données
S4/Hana vous permet de planifier, d’exécuter, de générer des rapports et des analyses basées sur les données reçues en temps réel. Il déclenche également automatiquement les périodes de clôture et donne des prévisions améliorées.
La simplicité d’utilisation
La gestion et l’administration du paysage informatique est simplifiée avec S4/Hana. En effet, la simplification est l’une des notions clés dans la conception du progiciel conçu par SAP. Les ressources sont désormais toutes centralisées au même endroit ce qui simplifie l’échange d’informations entre les différents processus métiers.
De plus, SAP S4/Hana fournit une interface simple moderne grâce à son système de tuiles sur Fiori compatible desktop et mobile. De nombreuses applications comme un module de chat, des synthèses personnalisées ou encore des rapports en temps réel vont pouvoir être utilisées au sein de l’entreprise pour améliorer la gestion et l’organisation des différents départements.
Pour retrouver encore plus d’avantages, n’hésitez pas à consulter notre article sur S4/HANA.
Les étapes de la Migration vers SAP S/4HANA
Les Etapes Préliminaires
Pour commencer, il est important lors de l’audit de votre entreprise de définir quels sont vos besoins et vos objectifs métiers. Il est également essentiel de répondre à de nombreuses questions d’ordre :
Générales : souhaitez-vous réduire les coûts liés à votre IT vieillissant? Optimiser vos procédés métiers et business afin de gagner en efficacité ? Avoir plus de transversalité dans les processus de gestion? Posséder une homogénéité des données et une plus grande ergonomie d’accès à celles-ci? Gagner en productivité ?
Techniques et organisationnelles : avez-vous les compétences nécessaires pour ce projet ? Avez-vous beaucoup de procédés et de codes personnalisés? Votre entreprise peut-elle supporter des phases de coupures et de tests longs du système SAP?
Vient ensuite le Business Case avec des questions phares comme : quelles vont être mes économies faites sur le TCO (Total Cost of Ownership)? en combien de temps mon ROI va-t-il être atteint?
Une fois que toutes ces questions ont obtenu un réponse exhaustive, vous pouvez passer à la dernière étape : la formulation de la feuille de route pour la mise en place de S/4 HANA au sein de votre organisation.
Voici quelques recommandations avant de valider définitivement de projet et de lancer le Kick-off :
Faire de ce projet une affaire d’entreprise : il a été de nombreuses fois prouvé que cet élément est une des clés pour une migration réussie. En effet, changer d’ERP et de base de données (en l’occurrence SAP HANA) est bien plus qu’un défi technique, c’est une refonte (complète ou partielle) de la façon de travailler au sein de votre organisation.
Afin de gagner le cœur des futurs utilisateurs de votre outil, montrez leur les avantages qu’ils en tireront dans leur quotidien. Vous pouvez mesurer la rapidité d’exécution de leurs dix factures les plus importantes ou encore mettre en avant les insights opérationnels fourni par les outils intelligents de S/4 HANA.
Quoi qu’il en soit, une implication collective de vos collaborateurs sera un catalyseur de réussite dans la conduite du changement de votre projet.
Analyser toutes les options de planification : souhaitez vous migrer tous les systèmes en même temps afin de limiter l’effort de test et les perturbations pour l’entreprise ? Ou préférez vous au contraire adopter une approche progressive, afin de limiter les risques mais au prix de nombreux tests et reprises? Finalement, le coût sera très souvent le facteur déterminant.
Malgré tout, la migration de plusieurs systèmes simultanément est une option qui doit être considérée car elle permet une meilleure planification et une meilleure affectation des ressources.
S’assurer de la qualité des données : 40 % des échecs dans les projets de transformation métier sont liés à un problème de qualité des données. Il est donc essentiel d’adopter une approche « get clean / keep clean ». Il s’agira dans un premier temps de s’assurer que les données possédées sont propres mais aussi qu’elles peuvent être conservées dans le temps.
Choisir son type de Migration
L’approche Greenfield
La migration Greenfield consiste à repartir de 0 avec un tout nouveau système, une toute nouvelle structure et donc de dire adieu à tout ce qui a pu être fait auparavant.
Littéralement, l’expression se traduit par “terrain vierge” en français. Il s’agira donc ici de réimplantation plus que de migration.
De ce fait, ce sont la plupart du temps des entreprises utilisant un ERP d’un autre éditeur qui vont se diriger vers ce type de migration. Mais il n’y a pas de règle absolue. Ainsi, une entreprise qui utilise déjà l’ERP de SAP pourra sans problème opter pour une migration Greenfield.
Dans les deux cas, cela implique un nettoyage des données et des processus. Cela peut être une bonne chose si les processus sont obsolètes et les données désorganisées et de mauvaise qualité. L’avantage principal est d’être dès le départ au plus proche des standards et donc d’avoir la possibilité d’utiliser toutes les fonctionnalités proposées. A noter que la refonte des autorisations fait partie de ce processus.
C’est donc toute la structure de l’entreprise qui va être modifiée. D’ailleurs, la migration Greenfield s’accompagne souvent de changements organisationnels profonds. Le résultat final sera de travailler avec un ERP en phase avec les besoins métiers, les stratégie d’entreprise et le modèle économique.
Il est donc très important de réfléchir et de s’organiser stratégiquement notamment dans la conception des différents rôles en adéquation avec les règles de chaque domaine.
Les avantages d’une migration Greenfield sont :
- Le fait de pouvoir repartir sur de bonnes bases
- L’analyse complète des fonctionnalités utilisées
- L’accès plus rapide aux nouvelles technologies proposées par S/4HANA
A l’inverse, cette solution sera logiquement plus longue et plus couteuse.
L’approche Brownfield
Contrairement au type de migration précédent, l’approche brownfield permet de prendre appui sur l’existant pour effectuer un transfert vers S/4HANA. Elle consiste à capitaliser sur l’existant afin de basculer sur S/4 HANA tout en important les données, codes et processus métiers que l’on souhaite conserver.
Il s’agira d’effectuer un diagnostic d’un système SAP existant afin de mettre en service SAP S/4HANA tout en migrant les flux de travail et les systèmes SAP existants vers la toute dernière version de l’ERP de SAP.
La structure et les processus existants sont conservés. Il est également tout à fait possible de rajouter d’autres processus ou fonctionnalités.
Cette approche est privilégiée pour les entreprises qui ont une bonne structure et des données organisées. Elle a l’avantage d’être modulable car l’entreprise pourra tout à fait conserver et transférer ses processus qui fonctionnent et à l’inverse, réévaluer et transférer ceux qui posent problème.
De plus, comme tout se base sur l’existant et peut se faire étape par étape, la migration est habituellement moins onéreuse, plus courte et ne perturbe pas l’ensemble du système.
Néanmoins, cette solution est moins propice à l’innovation car l’entreprise va rester sur ce qu’elle connait et sur ce qu’elle sait faire.
La Solution entre-deux : l’approche Bluefield
A mi-chemin entre le Greenfield et le Brownfield, l’approche Bluefield ou hybride se base sur la meilleure de chacune des deux approches. Il sera ainsi possible de conserver les aspects d’un système que la firme souhaite conserver et à l’inverse, refonder les processus sélectionnés puis nettoyer et transférer les données choisies vers le nouvel ERP.
Elle a l’avantage de pouvoir rassembler plusieurs ERP en un seul. Elle est donc appréciée des grandes entreprises qui souhaitent uniformiser les pratiques et processus entre l’ensemble de ses filiales et pour des sociétés qu’elle aura rachetées par exemple. De plus, le durée de migration est réduite puisque l’ancien système est utilisé et fonctionne en parallèle à la migration.
Quelles sont les Etapes à prendre en compte avant de Démarrer une Migration ?
Pour préparer et faciliter la migration, SAP a mis en place SAP Activate Road qui définit les différentes étapes pour que la migration se fasse correctement et que la transition n’affecte pas négativement l’entreprise. On y distingue six étapes :
L’objectif est de découvrir S/4Hana. Cela passe par la mise en place d’une nouvelle stratégie digitale dans laquelle l’ERP serait centrale. Il est conseillé à cette étape d’inclure des technologies IoT, Omnichannel… L’objectif est de proposer un essai pour découvrir S4/HANA et son fonctionnement avec SAP Fiori.
Prepare : Il s’agit du démarrage du projet. Après avoir lancé les études classiques (faisabilité fonctionnelle, vérifications techniques…), il s’agira de créer des équipes de travail pour poursuivre le projet, tester les prototypes…
A cette étape, le travail sera très différent selon les équipes du projet. Par exemple, pour les données, celles-ci devront être préparées (analysées, triées, nettoyées…) depuis le système source avant d’être transférées.
C’est l’étape de l’implémentation fonctionnelle et technique. Là encore, cette étape sera très différente selon les pôles du projet. Si l’on garde notre exemple des données, il s’agit de l’étape durant laquelle ces dernières sont configurées, vérifiées puis chargées de façon sécuritaires. A la fin de cette étape, on peut considérer que la migration commence réellement.
La phase de déploiement correspond à la préparation finale pour le Go-Live. Il est essentiel de s’assurer que tout est prêt pour que la migration s’effectue de façon sécuritaire. A noter que la phase qui suit le Go Live est appelée HyperCare. Il s’agit de stabiliser et d’optimiser le système.
Le projet étant terminé, l’objectif est d’établir des opérations sécurisée s et efficaces sur le nouveau système. Mais il est important que le projet ne s’arrête pas là car S4/HANA offre une possibilité infinie d’innovations pour continuer la transformation numérique de votre entreprise.
Pour de plus amples informations, retrouvez le guide de la migration vers S/4HANA publié par SAP : cliquez ici
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