Le Robot Process Automation (RPA) est utile pour remplacer les tâches à faible valeur ajoutée, souvent répétitives dans SAP, et cela avec l’assistance d’une Intelligence Artificielle

19/01/2022

RPA

COMMENT METTRE EN PLACE UNE RPA ?

10 minutes de lecture

Depuis quelques années, un nouveau syndrome est apparu dans le monde de l’entreprise : le bore-out ou syndrome d’épuisement professionnel. 

Cette pathologie serait causée par la réalisation de tâches repétées et donc ennuyeuses après un certain temps. 

Pourtant, celles-ci sont vouées à disparaître avec la mise en place de la RPA (Robotic Process Automation) qui vise à automatiser des actions répétitives et manuelles. 

Selon une étude effectuée par Forrester Research en 2020, on devrait atteindre 4 millions de robots dédiés aux fonctions administratives ou ventes à la fin de cette année. 

Retour sur ce phénomène qui pourrait vous aider à booster votre entreprise.

Qu'est ce que la RPA ?

Retour sur les Débuts de la RPA

De nombreux experts estiment que la Robotic Process Automation est le résultat de l’évolution de plusieurs innovations technologiques qui sont apparues à partir des années 50 :

  • Années 50 : apparition des macros (que l’on retrouvent sur Excel aujourd’hui) correspondant à l’automatisation de calculs dans un programme informatique.
  • Années 80 : le data scraping qui est la récupération de données afin d’en extraire des informations.
  • Années 90 : le web scraping qui est la récupération des contenus de d’un site web pour le réutiliser dans un autre contexte.

Plusieurs experts évoquent trois grandes vagues de la RPA :

  • La première vague d’automatisation programmatique qu’on retrouve dans les macros d’Excel
  • La seconde vague avec l’automatisation des tests
  • La troisième vague avec le développement d’outils sécuritaires capable de répondre à des besoins professionnels précis et spécifiques.

Le Fonctionnement de la RPA

Le principe de la RPA est le remplacement de tâches qui sont habituellement routinières et répétitives par un robot

Concrètement, elle consiste en la mise en place d’un robot logiciel qui va pouvoir effectuer un certain nombre de tâches après lui avoir fourni des instructions précises. Il n’y a donc aucun type d’intelligence derrière. 

Globalement, on pourrait dire que toutes les tâches répétitives effectuées par un humain via un ordinateur peuvent être automatisées si l’action peut être réalisée sans l’intervention humaine et grâce à l’utilisation de compétences cognitives

La combinaison d'un processus mécanique et de l'automatisation

Voici quelques exemples de tâches pouvant être facilement automatisées :

  • La gestion des mails et des réponses automatiques
  • La gestion des factures et la validation sous un certain seuil
  • La validation automatique des notes de frais ou des exercices budgétaires sous quelques conditions
  • La gestion des changements standards (Adresse, E-mail,…) liés à un client ou à un fournisseur

Prenons l’exemple d’une entreprise qui doit fournir des rapports réguliers qui sont souvent traités administrativement. Cela prend du temps car il faut souvent jongler entre une application SAP et un portail web

Une RPA peut facilement se charger de cela en automatisant l’extraction des données à partir des applications pour le transférer sur Excel et l’imprimer.

Ne Confondez Plus BMP, RPA et Intelligence Artificielle

Si vous vous êtes renseigné sur la RPA, vous êtes sûrement tombé sur ces termes que l’on a souvent tendance à confondre. Bien qu’ils se rapportent tous à l’optimisation des activités et des processus-métiers de l’entreprise, ils possèdent leurs spécificités.

Le terme BPM (Business Process Management) fait référence à une méthode dont le but est d’analyser, d’améliorer et d’exécuter continuellement les processus d’une organisation pour lui faire atteindre ses objectifs. 

Une analyse BPM va permettre de répondre aux questions « qui fait quoi, quand et avec quel matériel ou aide ?» puisque la méthode prendra en compte aussi bien l’entreprise et ses systèmes que ses fournisseurs et ses clients

L’intelligence artificielle (IA) correspond à toutes les technologies algorithmiques qui permettent de réaliser des tâches complexes qu’on aurait cru réservées aux humains en simulant des capacités humaines comme le raisonnement. 

A l’intérieur, on retrouve le machine learning qui est un programme informatique qui peut effectuer une tâche pour laquelle il n’est pas programmé à la base grâce à l’apprentissage

Enfin, une autre sous-catégorie de l’intelligence artificielle est le deep learning qui est une reproduction du cerveau (ensemble de neurones) qui permet l’apprentissage de tâches à partir d’exemple.

A côté de cela, on peut dire que la RPA se réfère à la partie mécanique type robot tandis que l’IA est ce qui va permettre à la RPA de fonctionner pour effectuer des actions plus ou moins complexes

D’ailleurs, ces dernières années, un terme a spécifiquement été créé pour parler de l’alliance entre RPA et IA : IPA ou Intelligent Process Automation

Une entreprise ne va donc pas avoir besoin de choisir entre BPM, RPA et AI. Le BPM est une méthode de digitalisation que peut adopter une entreprise. 

Dans cette méthode, elle peut choisir de mettre en place des technologies de RPA ou de AI selon les activités auxquelles elles se rapportent.

Quels sont les Avantages à Opter pour la RPA dans votre Processus de Digitalisation d’Entreprise ?

Améliorez l'Interaction avec vos Clients

Vaspp RPAImaginez un service client disponible 24/24 et 7/7… Les technologies telles que les chatbots offrent la possibilité d’entretenir le contact avec les clients quel que soit l’heure, la position géographique… 

La totalité des requêtes peut être prise en charge au même moment. Les informations sont claires et surtout cohérentes quel que soit le canal utilisé par le client et celui-ci n’en sera que plus satisfait.

Rafraîchissez votre Infrastructure Informatique

Vaspp RPAMettre en place un SAP iRPA dans votre société demande un audit précis de ce que vous possédez déjà et des outils dont vous auriez besoin pour atteindre vos objectifs. 

Il ne s’agit donc pas seulement de RPA mais de l’ensemble de vos infrastructures informatiques qui vont être testées pour voir les différents risques et les possibilités d’amélioration afin d’augmenter votre productivité.

Réduisez vos Coûts

RPA gain financierIl y a beaucoup de formes pour tenter de réduire ses coûts mais la plupart ont un impact sur la productivité ou encore les conditions de travail de vos employés. Il faut savoir que contrairement à ce que l’on pense, la plupart des serveurs informatiques modernes ont un coût d’exploitation assez faible

La RPA peut donc être un bon moyen de réduire vos coûts sans impact négatif sur vos dépenses ou la satisfaction de vos collaborateurs. 

Améliorez votre Sécurité et celle de vos données

Vaspp automatisation RPALes entreprises doivent traiter de plus en plus de données sensibles et ces dernières sont de plus en plus protégées avec notamment le RGPD (Règlement général sur la protection des données) en Europe. 

Les utilisateurs et clients de la solution SAP sont également de plus en plus conscients face à ces thématiques de sécurité et de vie privée. Les données sont donc traitées par les nouvelles technologies et sont moins accessibles aux humains et donc plus sécurisées

Plus généralement, l’exécution de la SAP iRPA est fiable et toutes les actions sont enregistrées. Il est donc facile de contrôler et de réduire les risques

Préparer votre entreprise au futur

Vaspp automatisation RPALe futur des organisations sera vraisemblablement marqué par l’hyper-automatisation et l’intelligence artificielle. Commencer à investir dans ces technologies dès maintenant peut permettre à votre entreprise d’avoir un temps d’avance sur vos concurrents. 

Contrairement à ce que de nombreuses personnes pensent, les avantages de la RPA vont au-delà de la simple automatisation

C’est l’occasion pour l’être humain de vraiment mettre en avant toutes ses compétences en renforçant ses capacités créatives, de prise de décisions…

Les Etapes de Réalisation d'une RPA

Vous l’avez donc compris, la RPA peut véritablement être un atout différenciant pour votre entreprise. Néanmoins, sa mise en place peut prendre un certain temps et il est indispensable de respecter certaines étapes afin qu’il soit adapté à vos besoin et optimisé pour votre organisation. 

Choisir les Tâches pouvant être Optimisées par la RPA

20%

Pour savoir si une tâche peut être automatisée dans le paysage SAP, il faut répondre à l’affirmative aux questions suivantes :

  • La tâche est-elle manuelle et répétitive ?
  • La tâche est-elle basée sur des règles ?
  • La tâche possède-t-elle des données d’entrée structurées ?
  • La tâche possède-t-elle des taux d’exception faibles ?

Il faudra ensuite étudier le ROI (Retour sur investissement) par rapport au volume de transaction et au nombre d’ETPs qui sont sollicités par la tâche. A partir de trois ETPs, on estime que la tâche pourrait être éligible à la RPA. 

Bien entendu, il faudra prendre en compte d’autres critères comme le nombre de robots nécessaires.

Définissez votre Equipe

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Avec la RPA, les employés se concentrent sur des taches plus productives

La mise en place de RPA va avoir une incidence sur l’ensemble de vos équipes métiers SAP. Ce sera tout d’abord le cas de vos équipes terrain dont la technologie va venir modifier ce qu’ils vont faire. 

Ils vont être détachés des tâches administratives et vont pouvoir se concentrer sur des missions plus productives qui induira une montée en compétence

Il faut également réfléchir aux emplois nécessaires à la manutention des machines et l’analyse des données SAP. Il faudra ainsi procéder aux recrutements de data analystes ou de managers RPA. 

Il convient de préciser que certaines sociétés proposent un plan de développement et d’accompagnement pour les salariés souhaitant changer de voie et travailler au plus près des technologies RPA.

Définir un Modèle de Gouvernance

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Si l’on a vu l’ensemble des bénéfices que peut apporter la RPA, il ne faut pas oublier que ceux-ci peuvent s’accompagner de risques que le DSI (Directeur des systèmes informatiques) devra être en mesure de prévenir et d’analyser. Cela passe forcément par la mise en place d’une gouvernance efficace qui permet un équilibre entre bénéfices, risques et priorités.

Les expertises RPA étant encore rares sur le marché, il faudra réfléchir sur les compétences nécessaires au sein de l’entreprise afin que l’implantation soit une réussite. Ensuite, il faut que l’entreprise prenne conscience qu’elle va être dépendante de ces “digital workers” pour certaines actions précises. 

Ainsi, un seul petit problème au sein du système peut rapidement entraîner une régression sur le fonctionnement des robots

La communication est au centre de cela d’où l’importance d’impliquer au maximum ses salariés. A un certain niveau de maturité, l’entreprise pourrait avoir la possibilité de suivre entièrement la continuité des activités. 

Trois étapes sont alors recommandées :

  • Les mesures préventives qui testent la régression et la fonctionnalité de reprise sur erreur
  • Les mesures détectives qui testent à blanc avant un évènement et fournissent un rapport d’erreur
  • Les mesures correctives qui apportent des changements d’urgence sur le robot en cas de problème

Définir les Outils qui Composeront votre Automatisation

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De nombreux outils existent afin de vous aider à mettre en place une automatisation idéale pour votre entreprise sans posséder une structure en tant que telle. 

Voici une sélection de deux outils populaires qui pourraient vous aider à transformer digitalement votre organisation.

Ansible est un moteur de recherche Open source basé sur le langage Python qui permet l’automatisation du provisionnement des logiciels, la gestion de la configuration et le déploiement des applications SAP. Il s’agit d’un outil d’orchestration qui permet de gérer facilement des serveurs.

Deux composants permettent cela :

  • Les modules qui sont les unités de travail. Chaque module est indépendant et peut avoir son propre langage de programmation. La propriété principale est l’idempotence qui assure qu’aucune nouvelle opération ne pourra être effectuée une fois que le système aura atteint l’état désiré.
  • Les playbooks sont des fichiers YALM dans lesquels sont mentionnées toutes les tâches à effectuer.

Ansible propose un bon équilibre entre une courbe d’apprentissage modérée, une bonne capacité de fonctionnement et une communauté très active. 

SAP iRPA est le leader actuel de la RPA pour l’écosystème SAP, et propose une plateforme cloud sur SAP Business Technology Platform (BTP) sur laquelle il est possible de construire, administrer et contrôler des technologies RPA. 

Actuellement, on retrouve une version cloud seulement qui propose :

  • Des graphiques et tableaux de bord des moyens à disposition, du poids des données…
  • Un atelier où l’on peut développer la RPA avec des objets et des processus. Cela apparaît ensuite dans des petites cases qui se succèdent où chaque case représente une étape de la tâche à effectuer
  • Le Cockpit de contrôle où il est possible d’exécuter les technologies créées
  • Un centre d’échange des flux avec des robots développé par SAP et les partenaires

La licence intègre une plateforme complète (développement, analyse…) et est mise à jour régulièrement. Le design est simple et travaillé ce qui rend le programme facile et agréable à utiliser

Choisir son Type de RPA

100%

Selon la tâche et votre objectif, différents types de RPA existent aujourd’hui, chacun possédant des caractéristiques bien spécifiques.

La RPA assistée (Attended automation) induit comme son nom l’indique l’assistance d’une personne tierce. Celle-ci va envoyer les commandes depuis le back office au robot et ce dernier va effectuer les actions en temps réel intégrées dans SAP.

On l’utilisera pour les tâches ne pouvant pas être totalement automatisées. Souvent, la tâche est débutée par le robot et est terminée par l’humain qui donne un jugement, une validation ou encore une réponse élaborée. 

La RPA non assistée (Unattended automotion) de son côté ne requiert aucune assistance. Il s’agit des robots qui vont effectuer l’intégralité d’une tâche en toute autonomie

On utilisera ce type d’automatisation pour des tâches simples de back office à grande échelle. Tout se fait automatiquement à partir de la programmation d’une séquence par un humain. 

On se situe donc dans la standardisation des tâches où l’exception n’est pas possible. En cas d’erreur ou s’il n’arrive plus à déterminer quelle règle il doit appliquer, il suspend l’exécution de sa tâche et attend les nouvelles instructions extérieures. 

Enfin, on retrouve la RPA cognitive qui est le niveau le plus complexe. Il s’agit en réalité de l’IPA que l’on a déjà évoquée plus haut, soit l’association de l’automatisation et de l’intelligence artificielle. 

La machine va non seulement réaliser les tâches en autonomie mais elle va aussi apprendre au fur et à mesure de son activité. 

Elle imite les circuits de la pensée humaine sans toutefois prendre des initiatives qui sortirait du cadre prévu. En effet, elle va toujours agir dans le cadre qui sera prévu au départ. 

SAP propose une solution RPA cognitive intelligente et innovante qui vous permet de créer des bots intelligents grâce à une plateforme d’hyper-automatisation. 

N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir plus d’informations sur le sujet et pour découvrir l’ensemble de nos solutions SAP.

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