| La conformité est un pilier de la GRC. Elle perrmet d’appliquer des règles et des normes mises places dans une entreprise. Comment faire en sorte d’avoir une bonne conformité dans l’organisation globale ? |
25/10/2022
LA CONFORMITE EN ENTREPRISE
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Table des matières
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Dans le domaine des services financiers, il n’est pas faux de dire que l’histoire de la conformité est étroitement liée aux réglementations mises en place dans les systèmes.
Ces réglementations sont généralement les conséquences de scandales, de crises, ou même d’incidents qui ont bousculé l’économie.
Ce sont les personnes et les organisations qui ont enfreint des règles qui sont à l’origine de ce que l’on appelle la conformité. Ces entités ont entraîné l’implémentation de règles à respecter dans le but de réguler l’activité.
Il faut savoir que le Royaume-Uni et les Etats-Unis ont été les premiers à mettre en place des cadres réglementaires.
Mais concrètement, qu’est-ce que la conformité en entreprise et pourquoi est-elle devenue aussi importante ?
Qu’est-ce que la conformité ?
La conformité a fait son apparition dans le secteur bancaire, pharmaceutique ou encore énergétique. Ces industries devaient d’assurer que leurs activités, aussi bien financières que juridiques, étaient éthiques et morales.
Pour que l’activité des entreprises soit rendue irréprochable, le concept de conformité a été instauré. Autrement dit, des procédures ont été mises en place pour garantir le respect des règles au sein même de l’entreprise, mais également dans le secteur d’activité.
La conformité est étroitement liée à la gouvernance puisqu’il s’agit de l’application d’un ensemble de règles et de normes par l’organisation en question, tout en étant flexible aux changements, sans pour autant perturber la structure.
Ce concept décrit également la coexistence saine et harmonieuse entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. En effet, il est indéniable que le bien-être de l’organisation est en corrélation avec ses parties prenantes.
Logiquement, si la conformité est effectuée correctement, elle aura un impact positif sur le business et l’organisation.
Ainsi, quand on parle d’objectifs de conformité, on parle immédiatement de prévention, de détection et de résolution de problèmes en cas de violations de lois ou règlements.
La conformité peut être représentée sous forme de plusieurs dimensions :
- L’univers de la conformité : il s’agit d’un ensemble complet de normes à respecter, dont la prévention quant aux risques, à la gestion des liquidités ou encore contre les fraudes financières. En d’autres termes, c’est la bonne conduite de l’activité dans l’ensemble de l’organisation.
- La cohérence de la conformité : dans un souci d’efficacité de cohérence, il est essentiel de réussir à instaurer un contexte dans lequel toutes les parties de l’entreprise soient unies et forment un seul ensemble.
- La culture de la conformité : intégrer la conformité et la placer au centre de ses décisions et stratégies, c’est ce qu’on appelle la culture de la conformité. L’objectif ici est de faire savoir aux employés ce que l’on attend d’eux, de contrôler ensuite leur travail et de les corriger en cas de besoin, c’est-à-dire s’ils ne répondent pas à ces attentes.
- Le risque de la conformité : il s’agit d’un potentiel non-respect des lois, des réglementations du secteur, des politiques internes ou des meilleures pratiques prescrites, qui pourra engendrer des sanctions juridiques, des pertes financières et matérielles.
D’autres conséquences possibles pourraient être la réduction de la valeur pour les actionnaires, la limitation des opportunités commerciales ainsi que la réduction du potentiel d’expansion en termes de zones géographiques et de nouveaux secteurs d’activité.
On peut finalement dire que c’est un processus global dont le champ d’action est étendu. Que cela soit dans la prévention des risques, la sécurité des produits, les fraudes ou bien la santé des salariés, la conformité joue un rôle central dans les entreprises.
Pourquoi la Conformité est un Pilier de la GRC ?
Pourquoi se Conformer ?
La gouvernance, les risques et la conformité sont étroitement liés, et doivent fonctionner aussi bien indépendamment qu’uniformément.
La conformité a une véritable valeur pour les entreprises, en particulier dans les services financiers. Elle est d’une réelle utilité à l’intégrité, à la création et à la croissance des organisations.
Aujourd’hui, il est clair qu’il y a une grande différence entre une société avec une conformité solide et une société sans. Elle constitue un véritable avantage concurrentiel, de différenciation et de positionnement quand elle est utilisée à bon escient.
Elle constitue un véritable atout car les avantages vont bien au-delà de la conformité. Par exemple, elle permet de dissuader les abus de services financiers, d’une part, et d’identifier les opérations inefficaces et de former les employés incompétents, d’autre part.
De plus, construire une entreprise saine et durable est sûrement l’objectif de beaucoup d’entrepreneurs qui souhaitent se développer sur le long terme ; la conformité permet assurément d’assurer la pérennité de l’entreprise.
Les Impacts de la Non-Conformité
La conformité est une discipline nouvelle et, par conséquent, implique une extrême vulnérabilité en cas d’absence.
La conformité est le prix à payer pour rester en activité. Si l’on veut rester dans le secteur, il est donc important de se conformer aux exigences environnementales, telles que définies par les règles, les règlements et les normes. Le cas contraire, c’est la réputation de l’entreprise qui est menacée.
De façon plus concrète, la non-conformité implique des conséquences réglementaires qui s’appliquent sous forme de sanction, de pénalité, d’amendes etc…
La communauté des régulateurs joue un rôle de plus en plus important au fil des années. Cela en devient d’ailleurs un sujet polémique car ils deviennent de plus en plus intrusifs.
Il y a là certainement une part de vérité, mais autrement, ils sont tenus en partie responsables et interrogés par le grand public sur leur action ou leur absence d’action pour lutter contre les actions commerciales malsaines. C’est pourquoi leur surveillance et supervision doivent être effectués avec le plus grand soin.
Certes, une bonne conformité est considérée comme presque obligatoire pour une organisation, en revanche, on peut sous-estimer le fait que si elle est mauvaise, elle peut se traduire par des conséquences professionnelles et financières ainsi que des pertes matérielles.
L’impact peut être si considérable et préjudiciable à l’entreprise, que dans certains cas, des entreprises ont atteint la fermeture complète.
Concernant l’impact financier, les coûts peuvent être synonymes de non-conformité . Nous pouvons mentionner ici les coûts directs, les coûts avec un décalage (qui sont généralement les frais de litige et les frais juridiques) ainsi que les coûts indirects.
Pour éviter cette situation de non-conformité, des acteurs jouent un rôle principal pour réguler l’activité et en assurer l’éthique.
Quels sont les Acteurs de la Conformité
Il est important de dire que la conformité n’est pas réservée aux experts attitrés, puisque tous les échelons de l’organisation sont concernés et mobilisés : du dirigeant qui véhicule les valeurs, les normes et les règles à respecter, aux collaborateurs qui garantissent leur application.
Pour assurer le bon fonctionnement de la conformité, les organisations peuvent mettre en place des fonctions conformité.
Le Responsable Conformité
Également appelé Compliance officer, ce chef d’orchestre de la conformité a pour mission de s’assurer du respect de la réglementation et des politiques internes afin de garantir une bonne gouvernance pour améliorer les performances et défendre la pérennité de l’entreprise.
Il se doit également de veiller au respect des règles d’éthique et de déontologie. Il joue un véritable rôle d’interlocuteur des autorités de tutelle. On peut citer par exemple l’AMF (Autorité des Marchés Financiers) pour le secteur bancaire en France.
Il aura aussi pour mission de définir le niveau de sécurisation des opérations afin de préserver la réputation de l’entreprise ainsi que la mise en jeu de sa responsabilité civile et pénale.
Le responsable conformité doit avoir une vision globale de tous les risques qui pèsent sur l’entreprise. Il doit donc piloter le programme de conformité dans son ensemble.
Pour faire ainsi, il doit définir ce programme, le déployer, l’animer et en assurer la bonne diffusion via la communication interne.
Son champ d’action peut être étendu à la protection des données personnelles et au sujet de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Dans ce cadre, il peut proposer des formations et apporter son expertise.
Nous remarquerons que le Compliance Officer découle des métiers du contrôle interne et de la gestion des risques, comme des métiers de la direction juridique.
La Direction Juridique
Malheureusement, toutes les structures ne disposent pas de responsable de conformité. Pour y remédier, sa mission est assurée par la direction juridique.
Celle-ci se devra d’analyser les normes et de les faire appliquer dans l’entreprise si une fonction de compliance officer est déjà présent. Dans ce cas, elle est uniquement chargée de la conformité au droit et travaille en étroite collaboration avec le responsable de conformité.
Le Controle et Audit Interne
Pour qu’un programme de compliance soit complet, il est nécessaire de mettre en place des procédures de contrôle et de surveillance : c’est là qu’intervient le contrôle interne et l’audit interne.
- D’un côté, le responsable du contrôle interne évalue l’efficacité des dispositifs de prévention des risques. Il peut également veiller à la diffusion des bonnes pratiques au sein de l’entreprise, via des investigations par exemple.
- Quant à l’audit interne, il est similaire à une différence près : il doit être indépendant afin de pouvoir contrôler toutes les activités de l’entreprise, la conformité y compris.
Il est important de préciser que ces deux fonctions sont souvent rassemblées en un seul et même métier.
La Direction des Systèmes d’Information
La famille des métiers de la conformité serait incomplète sans la DSI. Cette fonction se concentre uniquement sur la conformité et la sécurité des systèmes informatiques et des données numériques.
Comment conformer ?
Une conformité positive ne peut avoir qu’un impact positif sur le fonctionnement d’une entreprise.
Le sujet de la conformité est d’actualité et bénéficie d’une grande visibilité. Il est difficile de penser à la rendre opérationnelle d’une manière simple, le but est qu’elle soit complète.
Le défi provient de la nature dynamique de la plupart des éléments de la conformité. C’est-à-dire créer un déroulement sans problème d’un projet qui comporte tant de parties mobiles, et ce n’est pas une mince affaire.
En effet, dans le contexte actuel, l’environnement externe et interne dans le système de conformité est en constante évolution.
Les composantes qui doivent être contextualisées et tissées dans la trame de la conformité de l’organisation sont :
- Les réglementation, changements, réglementations, interprétations, etc. : il s’agit des orientations et des directives de tous les organismes concernés, y compris les interprétations des tribunaux.
- Les changements internes : il peut s’agir de nouvelles innovations de produits et de services, professionnalisation de la gestion et des affaires, de segmentation de concentration ou encore de la géographie des marchés.
- Les changements au niveau de la direction et des cadres supérieurs : ce qui est constant, ce sont les principes fondamentaux de l’intégrité commerciale : des pratiques commerciales saines et équitables.
Les Piliers pour une bonne Conformité
Les grandes lignes d’un programme de conformité solide et réalisable sont les suivants :
Cadre stratégique et politique : le comment commence par l’articulation de la stratégie de conformité et la définition de la portée de la conformité.
Cadre structurel : la structure découle de la stratégie. En effet on parle ici des modèles de conformité et des structures de rapport, suivis de l’élaboration de la charte de conformité.
Cadre opérationnel : compte tenu de la stratégie et de la structure, l’organisation doit ensuite élaborer un plan opérationnel.
Ces trois blocs sont constamment renforcés par quatre aspects critiques : la communication, la formation, le reporting et l’assurance indépendante de son fonctionnement.
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